Thư ký văn phòng làm việc như thế nào?

Về công việc Thư ký, giả định ở đây bạn đang hỏi về công việc của thư ký văn phòng chung chung, thì công việc chi tiết có thể bao gồm nhận điện thoại, sắp xếp lịch hẹn, tiếp khách, thực hiện các công tác hành chánh hậu cần như đăng ký vé máy bay, khách sạn, xin thị thực, soạn thảo văn bản, hợp đồng, dịch thuật, quản lý lưu trữ hồ sơ... 

Ngoài ra, tùy thuộc đặc thù của từng bộ phận, phòng ban, yêu cầu của từng công ty mà công việc thư ký sẽ có thêm những nhiệm vụ khác nữa. Ví dụ như nếu bạn là thư ký của phòng Marketing, bạn có thể sẽ có cơ hội tham gia vào các chương trình sự kiện, đảm trách các công tác hậu cần cho bộ phận. Nếu bạn là thư ký phòng nhân sự, bạn có thể hỗ trợ tính lương, bảo hiểm xã hội, y tế, sắp xếp lịch phỏng vấn. 

Quản trị lữ hành Là nghề trực tiếp thực hiện và quản lý điều phối các hoạt động nghiệp vụ lữ hành bao gồm: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, giám sát và đánh giá kết quả các công việc xây dựng, bán và tổ chức thực hiện một phần hoặc toàn bộ chương trình du lịch cho khách du lịch  nhằm đạt hiệu quả kinh doanh cao.

Các nhiệm vụ chính của nghề bao gồm: thiết kế các chương trình du lịch; tổ chức xúc tiến và bán sản phẩm du lịch; điều hành tổ chức và giải quyết vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện các chương trình du lịch; thiết lập và duy trì các mối quan hệ với đối tác, phối hợp xử lý tình huống, chăm sóc khách hàng...nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách du lịch; đảm bảo tuân thủ pháp luật và các quy định trong chuyến đi, đảm bảo sức khỏe và an ninh an toàn cho khách du lịch. Các nhiệm vụ trên chủ yếu được thực hiện tại: văn phòng đại lý lữ hành; các doanh nghiệp kinh doanh lữ hành và các cơ sở kinh doanh dịch vụ du lịch khác.

         Để hành nghề, người lao động phải đáp ứng được yêu cầu về sức khỏe, có ngoại hình phù hợp, kiến thức chuyên môn và ngoại ngữ, có khả năng giao tiếp ứng xử, có đạo đức nghề nghiệp để thực hiện các nhiệm vụ của nghề lữ hành.

         Sau khi học xong chương trình, người học có khả năng thiết kế, điều hành và tổ chức thực hiện chương trình du lịch. Có thể đảm đương các vị trí như nhân viên Đại lý lữ hành, nhân viên bán chương trình du lịch, nhân viên điều hành tour, và các vị trí  khác...tùy theo khả năng cá nhân và yêu cầu công việc.

CÁC NHIỆM VỤ

A - Nhận thức chung về nghề lữ hành

B - Thiết kế chương trình du lịch

C - Xúc tiến và bán sản phẩm du lịch

D - Điều hành tour

E - Thực hiện chương trình du lịch

F – Đảm bảo an toàn, an ninh trong lữ hành

G - Chăm sóc khách hàng

H - Tổng kết đánh giá công việc

I - Quản trị nghiệp vụ lữ hành

J - Quản trị marketing lữ hành

K - Quản trị nhân sự lữ hành

L - Quản trị tài chính lữ hành

M - Sử dụng ngoại ngữ trong  hoạt động lữ hành

N - Phát triển du lịch bền vững

P - Học tập, rèn luyện nâng cao trình độ chuyên môn nghề nghiệp

Họ là những nhân viên năng động với lịch làm việc dày đặc. Họ gặp gỡ và tiếp xúc với rất nhiều người thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, từ giới truyền thông, cơ quan chính quyền, công ty dịch vụ, đại lý công ty và cả khách hàng ... Hầu hết các cuộc gặp bắt đầu bằng những cái bắt tay thân thiện và kết thúc trong sự hiểu biết. Đó chính là hình ảnh về các nhân viên quan hệ công chúng (Public Relation - PR).

Ngày nay, vị trí của bộ phận Quan hệ công chúng (PR) đang ngày càng được chú ý nhiều hơn và nó cũng chiếm một vai trò quan trọng hơn trong các công ty. Quan hệ công chúng được định nghĩa là các phương pháp và hoạt động giao tiếp do một cá nhân, tổ chức hoặc chính phủ sử dụng để nâng cao sự hiểu biết và xây dựng mối quan hệ tích cực với các đối tượng bên ngoài. Nghề PR xuất hiện muộn và còn khá mới mẻ bởi tính đặc thù của nó. Với một chuyên gia PR giỏi và “biết việc” thì công ty sẽ có được rất nhiều lợi ích.

Các nhân viên PR thường xuyên bận rộn với đủ thứ công việc, nào là lập kế hoạch khuếch trương hình ảnh công ty, triển khai hành động, xem xét các nguy cơ có thể xảy ra từ một hoạt động nào đó, tìm cách giải quyết những rắc rối liên quan tới hình ảnh công ty... Trong quá trình làm việc, các nhân viên PR luôn nhận thức rõ rằng “Xây dựng và cải thiện các mối quan hệ là một phần quan trọng trong công việc của mình. Những mối quan hệ tốt đẹp sẽ giúp cho nhân viên nâng cao hiệu quả công việc,” Kevin Belson, một nhân viên PR làm việc tại P&G cho biết.