Khởi nghiệp với nghề thư ký văn phòng và quản trị kinh doanh du lịch

Hoài bão vươn lên trong sự nghiệp, đó là ước mơ chính đáng, chắc hẳn không ít các bạn vừa rời ghế phổ thông đang suy nghĩ tìm cách để phát huy khả năng của mình. Đó là việc làm tốt nhưng bạn đã đi đúng hướng chưa?

Chuyên ngành Thư ký Văn phòng cũng có thể là sự lựa chọn cho bạn nếu như bạn thấy phù hợp với khả năng và khuynh hướng nghề nghiệp của mình.

Được thành lập từ năm 1990 đến nay Trường Văn thư Lưu trữ Trung ương I đã có 10 khoá đào tạo Thư ký Văn phòng. Học sinh được đào tạo trong 24 tháng. Học sinh tốt nghiệp ra trường có thể làm các công việc : Thư ký Giám đốc, Văn thư, Lưu trữ, Hành chính Văn phòng... trong các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức xã hội, các doanh nghiệp... Nhiều học sinh sau khi ra Trường cùng với sự nỗ lực phấn đấu đã có những vị trí xứng đáng trong các cơ quan, đoàn thể.

Ngoài các môn học chung : Tin học, Ngoại ngữ, Chính trị... mà ngành học nào cũng có, học sinh chuyên ngành Thư ký Văn phòng sẽ được cung cấp kiến thức các môn cơ sở chuyên ngành như Nghiệp vụ Văn thư, Nghiệp vụ Lưu trữ, Soạn thảo Văn bản, Luật Hành chính, Tâm lý học quản lý, Kế toán văn phòng, Quản trị Văn phòng, Sử dụng trang thiết bị Văn phòng, Tin học ứng dụng...

Học sinh theo học chuyên ngành Thư ký Văn phòng sẽ được trang bị đầy đủ các kiến thức cơ bản về nghiệp vụ của người Thư ký Văn phòng như các kiến thức về quản lý chương trình - kế hoạch công tác cho lãnh đạo, xử lý cung cấp thông tin cho lãnh đạo, tổ chức hội nghị, tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tổ chức phòng làm việc khoa học, nghệ thuật tiếp khách, đãi khách; nghệ thuật thiếp lập quan hệ trong giao tiếp, nghệ thuật tiếp trà, tiếp rượư và tổ chức tiệc trong đãi khách... Với những kiến thức cơ bản về chuyên môn và năng lực thực hành sẽ là cơ sở để học sinh chuyên ngành Thư ký Văn phòng có thể khẳng định mình trong xã hội.

Lựa chọn cho mình ngành nghề phù hợp sẽ là chìa khoá cho thành công của bạn. Sự lựa chọn của bạn với ngành Thư ký Văn phòng sẽ thêm một lần nữa cùng với chúng tôi khẳng định : Vị trí của người Thư ký Văn phòng là không thể thiếu. Đương nhiên, hoài bão về nghề nghiệp, bản lĩnh cá nhân và sự chân thành sẽ là cơ sở đầu tiên để giúp bạn đến với chuyên ngành Thư ký Văn phòng.

Sự lựa chọn cho mình một ngành nghề phù hợp sẽ là chìa khoá cho bạn bước vào tương lai.

Chúc các bạn có sự lựa chọn như ý và thành công!

Ngành Quản trị Kinh doanh du lịch và khách sạn 

Đào tạọ cử nhân quản trị kinh doanh du lịch có phẩm chất chính trị, đạo đức và sức khoẻ tốt; Nắm vững những kiến thức cơ bản về kinh tế-xã hội, quản trị kinh doanh, những kỹ năng chuyên sâu về quản trị doanh nghiệp du lịch dịch vụ; Có khả năng lập nghiệp và tổ chức hoạt động kinh doanh, hoạch định chính sách, chiến lược, kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp; Sinh viên tốt nghiệp làm việc chủ yếu ở các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế.
Về năng lực chuyên môn, cử nhân Quản trị kinh doanh du lịch có các khả năng sau:
•    Thực hiện, giám sát và quản lý nghiệp vụ du lịch cơ bản
•    Tổ chức và quản lý hoạt động kinh doanh trong các đơn vị kinh doanh du lịch, dịch vụ
•    Hoạch định và thực hiện các chiến lược, các dự án, kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiêu thụ, bán hàng, marketing.
•    Kỹ năng giao tiếp có tính chuyên nghiệp và ứng xử tốt
•    Sử dụng thành thạo ít nhất một ngoại ngữ trong công việc chuyên môn
•    Hình thành và phát triển kỹ năng thực hiện các nghiên cứu độc lập có tính thực tiễn trong du lịch.
Nội dung chương trình Quản trị kinh doanh Du lịch đảm bảo sự kết hợp cân đối giữa kiến thức giáo dục đại cương về lý luận chủ nghĩa Mác - Lê nin, tư tưởng Hồ Chí Minh, khoa học tự nhiên - môi trường và khoa học xã hội nhân văn, kiến thức cơ bản và chuyên sâu của ngành. Đặc biệt chú trọng sự cân đối giữa kiến thức kinh tế quản lý với các kiến thức cần thiết về lịch sử văn hoá, kiến trúc, môi trường và ngoại ngữ…Đồng thời, chú trọng gia tăng kỹ năng vận dụng thực tiễn thông qua sự gia tăng về thời gian thực tập nghề nghiệp và thực tập quản lý tại cơ sở thực hành và các doanh nghiệp. Nội dung các học phần chuyên ngành được thiết kế sâu hơn, thiết thực hơn phù hợp với công việc ở các cấp độ mà sinh viên sẽ đảm nhận sau khi ra trường ví dụ các học phần chuyên sâu về quản trị khách sạn, quản trị nhà hàng, quản trị lữ hành, các loại hình du lịch, phát triển sản phẩm và thương hiệu, quản lý điểm đến, công nghệ thông tin và truyền thông trong du lịch.

Nghiệp vụ của thư ký văn phòng-tt

Nghiệp vụ thư ký văn phòng 4. Sắp xếp bàn làm việc:

Phần trên là bạn đã sắp xếp bàn làm việc ảo. Bây giờ sẽ sắp xếp mặt bàn làm việc thật.
Bàn làm việc nên được sắp xếp gọn gàng và ít tài liệu trên đó. Nhiều người để bàn làm việc của mình như một biển tài liệu chất ngất, nhìn đã thấy choáng không biết bắt đầu từ việc gì. Mọi thứ bạn cần như văn phòng phẩm bạn phải đặt sao cho dễ lấy, dễ sử dụng.

Nghiệp vụ thư ký văn phòng 5. Sắp xếp thứ tự ưu tiên của từng công việc:

Có bốn phương pháp cơ bản:
- Đánh số độ khẩn cấp: việc rất gấp đánh số (1), việc bình thường đánh số (2), việc không gấp đánh số (3).
- Dùng bút để đánh dấu công việc: việc cần làm ngay dùng bút đỏ, việc bình thường dùng bút xanh, việc có thể làm sau dùng bút đen.
- Phân loại các giấy tờ công việc vào các cặp tài liệu có màu khác nhau. Việc khẩn cấp cho vào cặp màu đỏ; việc bình thường cho vào cặp màu xanh; việc không gấp cho vào cặp màu đen. Khi bạn trình giấy tờ cho sếp, dần dần các sếp sẽ biết được ám hiệu đó để xử lý ngay những việc khẩn cấp.
- Dùng các phương pháp kỹ thuật để xác định thời gian phải hoàn thành công việc: có nhiều phương pháp nhưng điển hình là phương pháp dùng sơ đồ Găng.

Nghiệp vụ thư ký văn phòng 6. Sắp xếp lại toàn bộ các tài liệu làm việc trong tuần:

Mỗi tuần, bạn chỉ mất khoảng 30 phút nhưng bàn làm việc của bạn sẽ sáng sủa hẳn. Năng suất lao động của bạn sẽ tăng lên rất nhiều.
Muốn vậy, bạn hãy trả lời ba câu hỏi sau: Bạn có cần tài liệu này không? Bạn đã dùng tài liệu này chưa? Tài liệu này có ích không? Nếu câu trả lời là: Không hoặc không biết thì bạn cho luôn tài liệu đó vào thùng rác cho gọn.
Hãy biết từ chối nếu sếp giao quá nhiều việc
Nếu bạn đã có quá nhiều việc, nếu sếp giao thêm việc sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc thì bạn nên tế nhị từ chối. Nhiều khi người quản lý đánh giá nhân viên qua hiệu quả công việc chứ không phải qua số lượng công việc.
Cảnh giác với các phương tiện kỹ thuật cao
Mọi vật dụng và phương tiện làm việc dù hiện đại đến đâu thì đều có tính hai mặt.
Internet mang lại nhiều tiện ích cho cuộc sống tạo ra một cuộc cách mạng thực sự nhưng cũng là cái bẫy thời gian. Nếu bạn say mê thì nó sẽ ngốn không biết bao nhiêu thời gian của bạn và cuối cùng bạn không có thì giờ để làm những việc khác.
Điện thoại di động chỉ có ích khi coi nó là phương tiên liên lạc nhưng nhiều người liên tục thay đổi điện thoại cho hợp mốt. Như vậy máy móc không phải để phục vụ con người mà con người trở thành nô lệ của máy móc.
Xác định được việc gì là việc quan trọng
Điều này rất quan trọng nếu bạn làm công tác quản lý. Tất cả các cán bộ quản lý từ quản lý 2-3 người cho đến nguyên thủ quốc gia có giỏi hay không chỉ phân biệt được ở chỗ: Họ biết việc nào là việc quan trọng, việc nào là việc mấu chốt.
Đây là một việc khó, đòi hỏi nhà quản lý có sự nhạy cảm đặc biệt có thể xác định được những việc có khả năng nảy sinh rắc rối. Nhà quản lý tồi hay đi vào những công việc chi tiết mà cấp dưới có thể làm được trong khi lơ là, bỏ qua những việc quan trọng.

Bạn phải loại bỏ sự rắc rối ngay từ khi nó mới còn trong trứng nước để tránh phức tạp sau này. Điều đó luôn giúp bạn chủ động trong mọi lĩnh vực.

Nghiệp vụ của thư ký văn phòng

Chào các bạn!

      Bạn ngán ngẩm nhìn vào bàn làm việc với những mớ tài liệu chất ngất? Rất nhiều việc cần làm ngay mà không biết nên làm việc gì trước, việc gì sau?

      Bạn đang mắc căn bệnh điển hình của các nhân viên văn phòng thời hiện đại. Những mẹo nhỏ và kinh nghiệm sau đây có thể là phương pháp trị liệu căn bệnh nan y đó.

Nghiệp vụ thư ký văn phòng 1. Lịch làm việc:

Nhiều người dùng rất nhiều phương tiện hiện đại để lập lịch làm việc như sử dụng máy tính với phần mềm chuyên dụng (Microsoft Schedule); lịch để bàn điện tử; ghi nhớ thông tin vào máy điện thoại di động; ghi vào lịch để bàn… Tuy vậy, tất cả những thứ đó vẫn chưa thay thế được phương pháp truyền thống, rất đơn giản và hiệu quả, đó là: một cuốn sổ và một chiếc bút.

Gạch đầu dòng những việc bạn sẽ làm và sau khi đã thực hiện thì lấy bút gạch đi. Lịch làm việc là vật bất ly thân của bạn, nó theo bạn mọi nơi, mọi lúc – lên thư viện, đi làm, đi học thêm, gối đầu giường khi ngủ và ngay cả trong toa-lét (riêng khả năng cơ động này sổ và bút cũng đã hơn đứt laptop). Hơn nữa, nếu chỉ dùng máy tính, bạn sẽ trở nên rất phụ thuộc vào nó, mất điện, trục trặc phần mềm hay virus là điều không thể tránh được.

Nghiệp vụ thư ký văn phòng 2. Rèn luyện óc tổ chức:

Hãy tự đặt cho mình ba câu hỏi sau: Bạn có biết chìa khóa xe máy hiện tại của bạn đang nằm chính xác ở đâu không? Bạn có biết 9h sáng ngày mai bạn sẽ làm gì hay không? Bạn có nhớ được hết ngày sinh của mọi người trong gia đình hay không? Nếu bạn trả lời là: không hoặc không biết thì bạn chưa có óc tổ chức công việc.

Giải pháp đơn giản: rèn luyện. Tôi viết ra tất cả những việc sẽ phải làm và làm theo những gì đã viết. Sắp xếp một không gian làm việc của riêng mình sao cho mọi vật dụng trong phòng làm việc cũng như trong gia đình điều có mục đích của nó. Nếu một vật dụng tồn tại không có mục đích trong tầm mắt của tôi thì tốt nhất xếp chúng ra chỗ khác.

Nghiệp vụ thư ký văn phòng 3. Sắp xếp lại tài liệu trong máy tính:

Người ta gọi màn hình máy tính là desktop (mặt bàn). Nhiệm vụ của bạn là phải bày biện mặt bàn đó làm sao cho thuận tiện, bố trí tài liệu hợp lý vào các ngăn kéo để khi cần có thể tìm được ngay. Và cách tổ chức theo dạng thư mục hình cây là một trong những cách rất hiệu quả.

Trong từng thư mục bạn lại tổ chức thành các tệp dữ liệu. Như vậy sẽ tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm. Bạn phân chia nhỏ thành càng nhiều thư mục con càng tốt chứ không nên nhét hết tất cả các tệp vào My documents. Để dễ nhớ nên ghi lại các thư mục, các tệp tài liệu để dễ tìm hơn.

Trên đây là 3 kỹ năng căn bản của nghề, các bạn xem và tham khảo thêm qua. Phần tiếp theo sẽ được đưa lên và cập nhật tiếp theo sau!

Các bạn chú ý đón đọc phần tiếp theo sau nha!

Thư ký văn phòng mặc gì?

Trừ khi bạn là thư ký văn phòng trong một công ty thời trang, còn không thì bạn nên mặc một cách thật lịch sự và nghiêm túc khi làm công việc này.

Hãy chọn những bộ quần áo/váy đơn giản, tiện lợi khi làm việc nhưng phải thật lịch sự. Ưu tiên cho những màu sắc có tính trung hòa như xám, ghi, đen, …

Nếu bạn mặc váy hãy chọn những bộ váy có tay dài, tránh mặc kiểu sát nách. Gấu váy cũng nên có độ dài vừa đủ để tạo sự thoải mái, tiện lợi khi đứng lên ngồi xuống.

Không nên đi những đôi giày có gót quá cao vì chúng sẽ gây cho bạn khó khăn khi làm việc cũng như không tốt cho sức khỏe.

Lênh khênh trên đôi giày quá cao sẽ tạo cho người khác cảm giác rằng bạn không nhanh nhẹn.

Nếu thấy thoải mái hãy chọn những đôi giày kín mũi, chúng sẽ khiến bạn trông chuyên nghiệp hơn.

Bạn có thể đeo trang sức nhưng nhớ hạn chế tối đa. Tránh những món trang sức lòe loẹt, quá rẻ tiền, chúng làm bạn trông thật lố bịch.

Một kiểu tóc gọn gàng, một chút nước hoa, móng tay móng chân sạch sẽ, hơi thở thơm tho, … cũng là những điều cần thiết.

Ngoài ra tuỳ theo thời tiết từng mùa và vùng miền khác nhau, bạn nên chọn cho mình những trang phục phù hợp theo mùa nhưng không nên quá cách tân vì công việc của bạn là thư ký văn phòng chứ không phải là đang trình diễn thời trang theo bốn mùa.

Thư ký văn phòng làm việc như thế nào?

Về công việc Thư ký, giả định ở đây bạn đang hỏi về công việc của thư ký văn phòng chung chung, thì công việc chi tiết có thể bao gồm nhận điện thoại, sắp xếp lịch hẹn, tiếp khách, thực hiện các công tác hành chánh hậu cần như đăng ký vé máy bay, khách sạn, xin thị thực, soạn thảo văn bản, hợp đồng, dịch thuật, quản lý lưu trữ hồ sơ... 

Ngoài ra, tùy thuộc đặc thù của từng bộ phận, phòng ban, yêu cầu của từng công ty mà công việc thư ký sẽ có thêm những nhiệm vụ khác nữa. Ví dụ như nếu bạn là thư ký của phòng Marketing, bạn có thể sẽ có cơ hội tham gia vào các chương trình sự kiện, đảm trách các công tác hậu cần cho bộ phận. Nếu bạn là thư ký phòng nhân sự, bạn có thể hỗ trợ tính lương, bảo hiểm xã hội, y tế, sắp xếp lịch phỏng vấn. 

Quản trị lữ hành Là nghề trực tiếp thực hiện và quản lý điều phối các hoạt động nghiệp vụ lữ hành bao gồm: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, giám sát và đánh giá kết quả các công việc xây dựng, bán và tổ chức thực hiện một phần hoặc toàn bộ chương trình du lịch cho khách du lịch  nhằm đạt hiệu quả kinh doanh cao.

Các nhiệm vụ chính của nghề bao gồm: thiết kế các chương trình du lịch; tổ chức xúc tiến và bán sản phẩm du lịch; điều hành tổ chức và giải quyết vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện các chương trình du lịch; thiết lập và duy trì các mối quan hệ với đối tác, phối hợp xử lý tình huống, chăm sóc khách hàng...nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách du lịch; đảm bảo tuân thủ pháp luật và các quy định trong chuyến đi, đảm bảo sức khỏe và an ninh an toàn cho khách du lịch. Các nhiệm vụ trên chủ yếu được thực hiện tại: văn phòng đại lý lữ hành; các doanh nghiệp kinh doanh lữ hành và các cơ sở kinh doanh dịch vụ du lịch khác.

         Để hành nghề, người lao động phải đáp ứng được yêu cầu về sức khỏe, có ngoại hình phù hợp, kiến thức chuyên môn và ngoại ngữ, có khả năng giao tiếp ứng xử, có đạo đức nghề nghiệp để thực hiện các nhiệm vụ của nghề lữ hành.

         Sau khi học xong chương trình, người học có khả năng thiết kế, điều hành và tổ chức thực hiện chương trình du lịch. Có thể đảm đương các vị trí như nhân viên Đại lý lữ hành, nhân viên bán chương trình du lịch, nhân viên điều hành tour, và các vị trí  khác...tùy theo khả năng cá nhân và yêu cầu công việc.

CÁC NHIỆM VỤ

A - Nhận thức chung về nghề lữ hành

B - Thiết kế chương trình du lịch

C - Xúc tiến và bán sản phẩm du lịch

D - Điều hành tour

E - Thực hiện chương trình du lịch

F – Đảm bảo an toàn, an ninh trong lữ hành

G - Chăm sóc khách hàng

H - Tổng kết đánh giá công việc

I - Quản trị nghiệp vụ lữ hành

J - Quản trị marketing lữ hành

K - Quản trị nhân sự lữ hành

L - Quản trị tài chính lữ hành

M - Sử dụng ngoại ngữ trong  hoạt động lữ hành

N - Phát triển du lịch bền vững

P - Học tập, rèn luyện nâng cao trình độ chuyên môn nghề nghiệp

Họ là những nhân viên năng động với lịch làm việc dày đặc. Họ gặp gỡ và tiếp xúc với rất nhiều người thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, từ giới truyền thông, cơ quan chính quyền, công ty dịch vụ, đại lý công ty và cả khách hàng ... Hầu hết các cuộc gặp bắt đầu bằng những cái bắt tay thân thiện và kết thúc trong sự hiểu biết. Đó chính là hình ảnh về các nhân viên quan hệ công chúng (Public Relation - PR).

Ngày nay, vị trí của bộ phận Quan hệ công chúng (PR) đang ngày càng được chú ý nhiều hơn và nó cũng chiếm một vai trò quan trọng hơn trong các công ty. Quan hệ công chúng được định nghĩa là các phương pháp và hoạt động giao tiếp do một cá nhân, tổ chức hoặc chính phủ sử dụng để nâng cao sự hiểu biết và xây dựng mối quan hệ tích cực với các đối tượng bên ngoài. Nghề PR xuất hiện muộn và còn khá mới mẻ bởi tính đặc thù của nó. Với một chuyên gia PR giỏi và “biết việc” thì công ty sẽ có được rất nhiều lợi ích.

Các nhân viên PR thường xuyên bận rộn với đủ thứ công việc, nào là lập kế hoạch khuếch trương hình ảnh công ty, triển khai hành động, xem xét các nguy cơ có thể xảy ra từ một hoạt động nào đó, tìm cách giải quyết những rắc rối liên quan tới hình ảnh công ty... Trong quá trình làm việc, các nhân viên PR luôn nhận thức rõ rằng “Xây dựng và cải thiện các mối quan hệ là một phần quan trọng trong công việc của mình. Những mối quan hệ tốt đẹp sẽ giúp cho nhân viên nâng cao hiệu quả công việc,” Kevin Belson, một nhân viên PR làm việc tại P&G cho biết.

huong dan vien du lich, quan tri lu hanh, huong dan vien du lich: ba nghe biet chon nghe nao

Nữ hướng dẫn viên du lịch chuyển ma túy xuyên biên giới
Heroin giấu trong sách, đế dép... đã được một đường dây ma túy đa quốc gia thuê hai kiều nữ vận chuyển từ nước ngoài về Việt Nam và ngược lại.
Ngày 7/4 Cục CSĐT tội phạm về ma túy Bộ Công an đã ra kết luận điều tra về hành vi vận chuyển trái phép chất ma túy của Nguyễn Thị Phước (29 tuổi, hướng dẫn viên du lịch, ngụ Đà Nẵng) và Hà Thị Ngô (29 tuổi, sinh viên, ngụ Đăk Lăk).

Hai "kiều nữ" Ngô và Phước. Ảnh: P.V

Theo cơ quan chức năng, 17/8/2009 tại sân bay Tân Sơn Nhất trước chuyến bay tới Hà Nội, hành khách Phước bị bắt quả tang giấu 2 túi nilon heroin (gần 150 gram) trong 2 đế dép. Mở rộng điều tra, cảnh sát phát hiện người cùng tham gia đường dây vận chuyển ma túy với Phước là Ngô.
Tại chỗ ở của Ngô tại cư xá Nguyễn Đình Chiểu, Phú Nhuận, TP HCM, cảnh sát thu giữ thêm 150 gram heroin giấu trong 2 bìa sách.
Mở rộng điều tra, công an phát hiện hai phụ nữ này là "mắt xích" trong đường dây vận chuyển trái phép chất ma túy này do một số người nước ngoài điều hành.
Theo cơ quan điều tra, Phước khai là hướng dẫn viên du lịch, quen biết qua mạng Internet với người đàn ông Nigeria tên Kelvin. Anh ta giới thiệu là giám đốc công ty xuất nhập khẩu có trụ sở ở quận Thủ Đức. Kelvin cũng có mối quan hệ với Ngô từ trước. Đến tháng 6/2009, thông qua Kelvin, Ngô và Phước gặp nhau và liên kết để vận chuyển ma túy cho người đàn ông Nigeria này.

Môn học Quản trị lữ hành

• Trang bị cho sinh viên những kiến thức căn bản về kinh doanh lữ hành , đó là những lý luận , phương pháp luận nhưng lại có tính nghiệp vụ , trang bị những kỹ năng quản trị kinh doanh trong long vực du lịch lữ hành
  
  Sau khi học môn này , sinh viên sẽ nắm bắt được các vấn đề chủ chốt sau nay:
  - Kiến thức về kinh doanh lữ hành
  - Các vấn đề kinh tế và tổ chức các hoạt động trung gianvà các hoạt động khác của công ty lữ hành trong quá trình phục vụ du lịch

Thư ký văn phòng cũng là người phân phối thông tin và truyền đạt công việc từ cấp trên đến các bộ phận, do đó người Thư ký cần có năng lực xây dựng quan hệ, phối hợp tốt với mọi cấp với cấp trên, với cấp dưới, với khách hàng và khách đến giao tiếp với doanh nghiệp. Đi kèm theo đó là tính tình vui vẻ hòa nhã, khôi hài đúng lúc trong giao tiếp, ứng xử.
Đã không còn thời kỳ Thư ký văn phòng chỉ cần biết đọc, biết viết, biết tính toán chút ít. Ngày nay, những người làm công tác này cần nhiều kỹ năng hơn, **m nhiệm công việc phức tạp hơn.

Thật vậy, phạm vi chuyên môn nghiệp vụ Thư ký bao quát rộng hơn, ngoài các nghiệp vụ thông thường, người Thư ký còn phải **m nhiệm các chức năng dịch vụ bao gồm cả kế toán, tài chính, nhân sự, tổng hợp và quản trị. Các chức năng này được thể hiện bằng các nhiệm vụ cụ thể. Trong đó, các nhiệm vụ quan trọng nhất là xử lý thư tín, giao địch điện thoại, chuẩn bị các văn thư, văn bản và các báo cáo chuẩn bị các cuộc họp, các chuyến đi. Không những thế, họ còn là người làm việc với các Công ty y tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, dịch vụ nhà đất. Đôi khi họ cũng phải gặp gỡ các Luật sư làm việc với Tòa án để giải quyết những vụ việc thay cho các nhà quản lý cấp cao.

Các kỹ năng cơ bản

Đánh máy đạt tốc độ 60 -70 chữ một phút (tiếng Anh đạt 50 từ/phút).

Tốc ký đạt tốc độ 100 - 120 chữ một phút (tiếng Anh đạt 80 từ/phút).

Tin học văn phòng: Xử lý văn bản, xử lý dữ liệu.

Trình bày bản đánh máy, bản viết bản in từ máy tính đúng chuẩn, hấp dẫn, đẹp.

Sử dụng thành thạo điện thoại, Fax, Internet.

Soạn thảo văn bản các loại đạt chất lượng.

Kỹ năng lập hồ sơ lưu và tra cứu nhanh.

Biết và sử dụng được ngoại ngữ.

Huong dan vien du lich va quan he cong chung

Trong chuyến lang thang ở Sapa (Lào Cai) để tìm hiểu về chuyện các cô gái bản làm hướng dẫn viên du lịch lấy Tây, tôi được tiếp xúc với rất nhiều hướng dẫn viên cả nam lẫn nữ. Cũng trong lần xuống xã Tả Van, tôi đã vô tình gặp lại ông bạn hồi học đại học, khi anh ta đang dẫn đoàn khách Tây thăm thú bản làng.

Trong cuộc nhậu kéo dài quá nửa đêm ở thị trấn Sapa thơ mộng, khi rượu đã ngà ngà, bí mật đằng sau công việc của một số nam hướng dẫn viên du lịch dần hé mở: Có một vài chàng trong số họ đã và đang là những "trai bao" hay "cave đực" không hơn không kém.

Sapa đêm thu khá lạnh. Cái lạnh lúc nửa đêm càng se sắt. Tuấn cùng mấy ông bạn làm tour guide (hướng dẫn viên du lịch) rủ tôi đi nhậu.

Bar Hoa Anh Đào lúc nào cũng đông khách, nhậu nhẹt tưng bừng suốt đêm. Sau khi “hò dô, dô hò” hết mấy chai, Tuấn và mấy ông bạn tranh nhau kể chuyện mà tôi tò mò gặng hỏi lúc chiều. Khi bàn luận về chuyện này họ bảo rất xấu hổ, nhưng dùng cái từ “cave đực” chỉ họ thì họ cũng công nhận là không sai.

Ông bạn Tuấn của tôi vốn là sinh viên của một trường đại học danh giá nhất nhì Hà thành, tốt nghiệp, ra trường, lang thang vất vưởng mãi, một hôm bỗng có một ông bạn sau chầu nhậu gật gù: “Mày đi làm hướng dẫn viên du lịch không?”. Tuấn cười: “Tiếng Anh bẻ đôi tao không biết, nghiệp vụ không, làm thế nào được”. Anh bạn cười tủm: “Trông mày vạm vỡ thế này là làm được, cứ theo tao...”.

Tuấn vào nghề hướng dẫn viên du lịch từ đấy. Học cái gì cũng nhanh, đi điếu đóm cho ông bạn chưa đầy một năm, Tuấn đã nói bồi được 3 thứ tiếng: Anh, Trung, Nhật. Vừa làm vừa học, đến giờ, Tuấn có thể hướng dẫn du khách lưu loát bằng cả 3 thứ tiếng trên.

Hóa ra, làm nghề hướng dẫn viên du lịch cũng không khó lắm. Chẳng thế mà mấy cô gái bản ở Sapa, chữ Việt còn chưa viết nổi, song đeo bám mấy ông Tây để bán hàng rong một thời gian đã có thể trở thành hướng dẫn viên du lịch khá chuyên nghiệp và oách... Tuấn rung đùi khoái chí với "kết luận" của mình.

Nhắc lại cái lần đầu tiên Tuấn “điếu đóm” theo ông bạn ở công ty du lịch nọ đi làm hướng dẫn viên. Chuyến đó, có 2 du khách nữ người châu Âu đến công ty lữ hành thuê hướng dẫn viên, nhưng với điều kiện... đi xe máy. Hai du khách trả 500.000 đồng một ngày công, bỏ tiền thuê 2 chiếc Minsk, rồi du khách cùng hướng dẫn viên thay nhau cầm lái, thế rồi 2 bà đầm cứ ôm chặt eo 2 ông tour guide ta mà băng băng qua Thanh Sơn (Phú Thọ), Phù Yên, Bắc Yên đến thị xã Sơn La, ngược lên Điện Biên Phủ, vòng sang Lai Châu, chơi ở Sapa mấy ngày rồi về Hà Nội theo hướng Lào Cai.

 Với sự phát triển mạnh mẽ của ngành truyền thông, hiện nay những công việc như làm báo, truyền hình, phát triển chiến lược quảng cáo, tổ chức sự kiện, quan hệ công chúng… thu hút rất nhiều bạn trẻ tham gia vì sức hấp dẫn, năng động và thu nhập cao của nó.Trong đó, nghề quan hệ công chúng dù mới phát triển nhưng được xem là ngành học thu hút giới trẻ nhiều nhất, “quản lý hình ảnh của công ty” được coi là nghề triển vọng của giới trẻ.

Vậy công việc của chuyên viên “quan hệ công chúng” là gì? Công tác ở vị trí nào? Và cần những điều kiện gì để trở thành một nhân viên Quan hệ công chúng chuyên nghiệp?

Công việc chính của chuyên viên quan hệ công chúng.

Quan hệ công chúng (Public Relations – PR) giữ một chức năng quan trọng trong bộ phận tiếp thị (marketing) của các doanh nghiệp, với nhiệm vụ quản lý hình ảnh của công ty. Đó là cầu nối giữa tổ chức với cộng đồng hoặc với khách hàng, nhà đầu tư... trong toàn bộ hoạt động và chiến lược phát triển của đơn vị. Cơ sở chủ yếu của hoạt động PR là gắn bó chặt chẽ với các phương tiện truyền thông đại chúng, cung cấp thông tin, xây dựng thông tin hai chiều tạo nên sự hiểu biết và ủng hộ của công chúng với đơn vị doanh nghiệp.

Tùy thuộc quy mô và loại hình kinh doanh của doanh nghiệp, công việc phổ biến của chuyên viên Quan hệ công chúng  thường đảm nhiệm như sau:

- Xây dựng, duy trì và phát triển quan hệ với các cơ quan truyền thông (báo chí, đài truyền hình…).

- Lập kế hoạch và triển khai các chương trình PR để quảng bá thương hiệu. Đó có thể là một chiến dịch thông tin nội bộ trong tổ chức, một chiến dịch truyền thông, tài trợ, quảng bá hình ảnh v.v...

- Phối hợp cùng bộ phận marketing trong việc thực hiện các chương trình quảng cáo, khuyến mãi.

- Chịu trách nhiệm về nội dung các văn bản đối ngoại, nội dung website của công ty, thiết kế và sản xuất những cuốn niên giám, các bản báo cáo, phim tài liệu, các chương trình truyền thông đa phương tiện v.v...

- Hoạch định và phòng ngừa các rủi ro về truyền thông có thể xảy ra, xử lý khủng hoảng.

- Các công việc khác thuộc lĩnh vực truyền thông như tổ chức sự kiện, chăm sóc khách hàng, sắp xếp những cuộc phỏng vấn trên các phương tiện truyền thông, chuẩn bị các bài diễn thuyết, là người phát ngôn cho tổ chức của mình v.v...

- Nghiên cứu, đánh giá về các kế hoạch, chương trình, hoạt động sau khi thực hiện để rút kinh nghiệm.